Mein Traum-Tool für die interne Kommunikation

Ein großer Teil der Kommunikation in einem Unternehmen läuft über die beiden Standardkanäle. Telefon und E-Mail. Und ganz ehrlich: Beide nerven ohne Ende. Ein ständig klingelndes Telefon unterbricht andauernd den Arbeitsablauf. Als jemand, der vor allem inhaltlich arbeitet heißt das: Jedesmal wenn das Telefon klingelt, werde ich in meinem Gedanken-Stream unterbrochen. Nicht besonders effizient, wenn man sich dutzende Male wieder in seine Story oder Rede zurückdenken muss.

Noch schlimmer ist e-Mail. Und zwar aus zwei Gründen. Erstens kostet es enorm viel Zeit. Selbstgeschätzte 70% aller e-Mails, die ich bekomme, sind vermeidbar, sie sind digitaler Müll, aber ich muss sie lesen, weil es ja wichtig sein könnte.

Und es gibt noch einen zweiten, schlimmeren Effekt: E-Mail ist, besonders in größeren Unternehmen, eine „Verantwortungsübernahme-Verhinderungs-Technologie“. Wenn man keine Verantwortung für eine Handlung oder ein Statement übernehmen möchte, schickt man die Information an einen möglichst großen Verteiler. Durch die Verteilung der Mail wird auch die Verantwortung für die Inhalte verteilt, denn jeder der nicht effektiv widerspricht, wird mit in die Verantwortung genommen (Nach dem Motto: Sie sind mitschuld, ich hatte Ihnen den Entwurf doch geschickt).

Mit wird immer klarer, dass wir besonders in großen Unternehmen einen anderen Zugang zu Kommunikation benötigen. Es geht hierbei sicher nicht nur um Technologie, sondern auch um (Unternehmens-)Kultur. Aber Technologie hat schon immer Kultur mitgeprägt und darum habe ich mir einmal ein Traum-Tool zusammengestellt, dass alle meine Anforderungen an interne Kommunikationssturkturen erfüllen würde. Ergänzungen sind natürlich immer wilkommen.

  1. Dokumentenbasierte Kollaboration kennt man vor der Arbeit mit MS-Sharepoint oder Google Docs. Mehrere Leute können gemeinsam an einem Dokument arbeiten. Das wird zentral vorgehalten, so dass nicht hunderte verschiedener Versionen via E-Mail kursieren, unnötigen Speicherplatz verbrauchen und Chaos verursachen. Noch besser fände ich persönlich ein Wiki, aber in großen Unternehmen mit vielen Mitarebiter, die sich nicht darauf einlassen wollen können, wird das kaum umzusetzen sein.
  2. Instant Messaging entlastet meine Inbox und macht auch viele Telefonate überflüssig. Außerdem kann ich signalisieren, dass ich nicht gestört werden möchte. Z.B. durch eine Statusmeldung wie bei Skype. Wenn das IM auch noch die anderen Funktionalitäten von Skype aufweist, braucht man auch gar kein Telefon mehr. Spart ne Menge Hardware-Kosten.
  3. Projekt-Pages nach dem Vorbild der Facebook-Fanpages würden es erlauben für einzelne Projekte oder ganze Abteilungen gemeinsame Plattformen zu schaffen, um sich auszutauschen, Dokumente zu hinterlegen, zu bloggen und zu microbloggen. Diskussionen anzustoßen und sich abzustimmen. So kann man Teams schnell vernetzen. Das ist besonders wichtig wenn sich die Teams in unterschiedlichen Zeitzonen aufhalten. dann spart solche ein System eine Menge Zeit.
  4. Eine Möglichkeit, über mehrere verschiedene Bereiche oder über alle Bereiche übergreifend eine one-to-many Kommunikation zu installieren, um Top-Down-Kommunikation zu ermöglichen.
  5. Und das alles sollte zugänglich sein über eine zentrale Startseite, die mir die wichtigsten Neuerungen anzeigt. Und das bitte auch als App für Android und iOS und mit einer zentralen Danebank im Hintergrund und hohem Sicherheitsstandards.

Gibt es sowas?

 

Bild: CC-BY http://www.flickr.com/photos/geishaboy500/

3 thoughts on “Mein Traum-Tool für die interne Kommunikation

  • 12/18/2011 at 15:24
    Permalink

    Hi Flo, bin gerade über Umwege auf deinen blog gekommen, ha, du hast einen blog, grenzpfosten, cool. Hier fragst du nach einen tool für die unternehmenskommunikation, weil dich mail & telefon nerven. Du zählst dabei in deiner wunschliste eine kombination aus bestehenden tools auf, der kollege Tim gibt meines erachtens gute antworten, z.B. mit zoro. die hoffnung steckt in einer neuen informations- und kommunikationsARCHITEKTUR. genau diese soll, dann auch dein verantwortungsübernahme-vermeidungs-problem lösen. kann also sein, dass docshare, massager, activity stream deine nerven schonen.

    wir haben auch über eine neue architektur nachgedacht, dabei spielt die situierung des wissens, awareness und auch trittbrettfahrer-vermeidung eine rolle. du kannst dir denken was technisch zentral ist, die videoannotation. diese ist aber eingebettet in ein erweitertes konzept, also eben nicht nur technologie. wenn du lust hast, dann kannst du dir ja mal unsere gedanken anschauen. für feedback sind wir dankbar. http://lernen-unibw.de/sites/default/files/forschungsnotiz_2011_10_0.pdf

    grüße dich, frank

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